胜意科技李球龙:企业消费智能费控创新模式的实践与探索

Mark wiens

发布时间:2022-11-30

胜意科技李球龙:企业消费智能费控创新模式的实践与探索

  今年9月9日,胜意科技Co-Founder李球龙莅临高顿咨询举办的《数实共生,预见未来——财务数字化转型与创新峰会》广州现场,为现场嘉宾奉献了一次精彩分享。在会上,李球龙从费控发展、实践和探索3个层面论述了费用控制对于企业降本、员工体验和流程优化上的发挥的生产力。‍

  各位嘉宾,大家下午好。我是胜意科技的李球龙,非常荣幸有机会来和大家欢聚一堂,一起探讨企业消费和智能费控的一些创新。

  在分享之前,我先简单地为大家介绍一下胜意科技。胜意科技创立于2004年,今年已经18岁了,一直专注于企业消费和费用管理。

  我们目前有500多人的专业团队,在武汉、北京、上海、深圳和广州有分支机构,已经获得了闻名投资、京东金融和南方航空的战略投资。

  可能在座的各位对胜意科技还不怎么熟悉,但是我相信大家企业里一定有个合作伙伴,就是差旅服务商——我们业内俗称的tmc。

  在国内的tmc市场,胜意科技有着75%的市场份额,这15年来胜意科技和tmc共同服务了许多企业。

  近3年胜意科技开始转型,直接面向企业提供服务,我们通过走访调研了2000多家的中大型企业,和蒙牛、招商局集团等100多家头部企业深入合作,整合超过了30多个行业的企业消费和费控方面的经验。

  我们打造了业内第一个融合企业消费全场景和费用管控的全面费控系统——胜意费控云,并且提出了行业领先的费控4.0解决方案,是智能费控4.0时代的创导者。

  今天我要给大家分享的其实就是胜意科技设计云平台的一些创新。我今天主要的内容从费控行业的发展趋势,创新实践和创新探索三个方面分享。

  这个阶段,财务是通过实物凭证去审核。因为员工是手工模式,采买、消费过程是没有管控的,所以痛点在于管控的缺位。

  企业有了ERP系统,通过系统把报销流程化,实现了核算电子化,并且企业消费开始尝试接入协议的集采。比如说tmc,有的企业在这个时间段已经开始和tmc合作,引入协议商旅。

  移动报销让员工的体验提升了,因为可以手机上操作了。但在这个阶段,员工侧的消费还是跳转第三方平台,也没有真正地实现管控。至此,今天要给大家分享的是4.0智能费控时代。智能费控时代有几个特点:

  把费用的申请和消费,以及对社会的报销,到最后的财务生成,这一整套全流程深度融合进来了。对员工来说,我的申请到消费全在平台里面,所以说它融合的是非常紧密的,是深度融合的。

  把企业消费的,比如说差旅、福利、会务、办公、劳保、招待等这些费用的企业消费全部集成进来,打造企业消费一站式平台。

  聚合比价今天听来是一个标配,但是在2018年之前,企业的消费环节没有实现线上的比价。这个理念落地是2018年胜意科技和蒙牛携手打造了蒙牛商业平台之后,才成为企业消费的一个标配。人买东西都要货比三家,何况是企业。

  何谓开放?我们也见过一些解决方案,一定在平台内消费,供应商是平台给的,但它是封闭的。那么我们说的开放的供应链,是指平台有一个基础的供应链提供给大家,它是综合解决方案;同时企业自己的供应商可以接入进来,企业可以自主去替换引入供应商,企业的自主权就很大。而且有了一个标准之后,就会良性循环,持续优化供应链,这又意味着持续地降本,这是一个非常好的模式。

  同时企业也可以成立一个上市公司,管理供应商。那么这个自建平台,可以为本企业提供服务,也可以走出去,为关联企业提供服务。未来平台可以创收。

  简单初步而言,要体现在操作体系上面。应该说现在企业做信息化或者数字化转型,首先要入口统一,因为员工不想用多套系统。对于企业消费来说,把企业消费场景纳入一个平台,员工就方便了。

  除此之外,还有应用性。因为现在员工被互联网产品培养出很高的要求,所以我们创新和系统的应用性一定要对标互联网企业。但是不是在应用性做到跟互联网产品一样就可以了,其实不是,应用性只是第一步,还是初级的体验创新。

  现在都说,体验要深刻理解人性。刚刚林总也介绍了,信息化和数字化的转型,员工有多个阶段,从开始的非常高兴参与到后面的来抗拒,甚至绝望,到最后主动学习的过程,这也是人性。

  例如说节约供给,员工在创新活动中,除了企业方便之外,员工还能获利。员工参与这个节目后,企业成本降低了,员工也可以获利,就会非常高兴的参与到这个事情中来,就不会有中间痛苦绝望的阶段了。

  第1个理论就是比价——业内首创的费控平台加集采比价平台的模式。比价很多厂家都能做,但是它的程度和专业化是有差异的。

  比如产品的比价,机票是同频还是同维度比价?可能我们把所有的机票数据展示,这个航班多少钱,那个多少钱,这个只是同频比。

  因为机票的价格体系决定了在一个舱位上可能会多个报价,比如说同一个航司的官网价全网最低,还有航司官网旗舰店,供应商分销出去的特价,还有协议价,所以不一定是同舱去比较。

  比价的时候同时也考虑企业跟航司的协议量,协议的考核什么时候完成,并不是价格最优就是最终的最优,这里面的一些运营控制非常重要。

  第2个是基于类型的条线化、场景化的管理模型。很多财务人应该用过传统的财务软件,很多财务软件其实是站在财务的角度来考虑设计的。

  很多财务软件员工在填单的时候,要选业务费用类型,甚至要选会计科目,更加严苛的时候甚至要求员工在报销时选择这一笔的专项支出属于哪个专项的账户,还要填它的账户号和银行信息。

  胜意科技和蒙牛财务共享中心的总经理,海信的财务总监,招商局集团的专业财务人员,以及中财大的教授,大家一起探讨,最后总结出来一个业务类型。

  对于员工来说,我知道我这笔钱花的时候是基于什么业务活动去花的,是出差还是业务招待,把类型分出来。

  把业务类型提供出来之后,业务类型和它的费用类型以及会计科目,系统可以自动配置好,员工不需要关心,财务也不用关心,因为配置好之后会自动生成,员工用得很简单。

  这也是第3点创新,基于企业管理的全方位的管理思想,而不只是做一个简单的处理报销系统,不能只考虑财务环节,应该是考虑业务的诉求,财务只是其中一个环节。

  首先是差旅费用。大家都会接触很多差旅厂商,现在企业自建差旅平台基本上是一个很大的趋势。大中企业都在做这个事情,并且有很多企业已经做得非常成功了。差旅费控管理模式,主要有4个创新点。

  第1个是模式创新,一品多供比价模式,前面也介绍过了。这个模式已经是企业自建产品的一个标配了,这个标配是从2018年开始的。

  一个是预算管控。企业一定是基于预算的管控的,如果我们是行政事业单位,应该是强预算管控,预算是一个红线不能超的。不过我们是国央企,预算同样也是强制的。

  另一个是行为管控。我要出差,事情的计划行程时间地点都审批通过了。因为我预订车票机票的时候只能在这个范围内选择,员工的预订过程中行为他就得到管控了。

  还有一个是费用标准全维度管控。这种管控是不是一种束缚呢?恰恰不是。因为我们的员工在预订过程中,他可以在我们的合规的前提下去预订,减少损失。

  我们现在所接触到的tmc其实它是服务商,它本身没有供应商资源,它只是帮你出票,保障服务而已。供应商是航空公司,酒店,12306。

  应该说供应商是提供产品,而服务商是要把服务做好。两者分离之后,我们通过系统的数据形成来引入考核标准,将供应商体系良性循环下去。

  第4个是结算模式创新。供应商垫资月结模式,企业资金管理上可能会省心一点,但是成本降不下来。因为供应商的强项不是金融,它的高成本会转嫁到企业头上。

  所以说我们要引入更多比如供应链金融等多种创新模式。让专业的人去做专业的事情,用金融的供应商来做我们的金融服务,tmc这么做我们的差旅服务,他的收费会降下来,这也是一种创新模式。

  第1个场景是,员工的差标是不能坐飞机的,现在疫情时代,机票可能比火车还便宜,那员工能不能坐飞机?

  这个制度如果一定要放开,但怎么审核是个难点。如果我们的机票和火车同频比价,新制度出来员工其实更开心,而且企业还更降本。

  第2个场景是人工的差标是21:30之后才可以打车,员工的飞机航班准点9点,现在航班晚点了,还能打车吗?

  如果能打车财务怎么审核?如果说我们能够有一套系统,能够把员工的航班实际的到达时间记下来,员工报销的时候能够展示出来,让员工更加舒心,财务审核更加省心。

  第3个场景是我们企业有很多返聘的专家,年龄偏大,坐火车能不能升级席?还有事先申请通过了之后,标准内无座了,能不能升级席?怎么审?

  车次是否有座位,事后查是查不到的,因为火车的余票数据是实时的。如果有一套系统能够告诉我们,员工订票的时候就告诉他可以升,然后把这个过程记录下来,我们的财务在审核的时候又有标准,这是一个多么棒的事情。

  这些创新场景不只这3点,我们还有酒店的包干,拼房等切合业务实际的小创新,让员工积极地参与到我们的创新活动中来。

  企业的差旅消费很特殊,我们认为企业消费创新不光只是一个技术平台,它是技术平台加服务、加资源、加管理咨询,四位一体的综合解决方案。

  南航和胜意科技共同为企业提供一些优惠——比如全舱、高舱的折扣优惠,还有退改签,还有金卡,员工在出差活动中幸福指数是很高的。

  另外南航可以通过胜意这个费控平台,为企业输出定性化的优惠政策,这些是业内独有的,其他渠道没有。

  从事先的申请到用餐,到信息确认支付,后面的报销凭证等全面的闭环管理,场景上也比较全:比如说员工的工作餐、加班餐、出差还有招待。

  除此之外,用餐不合规的菜品和酒水能过滤掉,用餐的小票不用打印了,还有一些贸易企业,库存酒也可以在平台上用这种方式来进行消耗。

  招待用餐,央企的用餐还是管控的比较严的,比如说对方的人数和我们招待的人数,对方的级别,我方参与级别,金额额度,还有酒水控制都是比较严格的。

  如果我们把用餐的供应商纳入平台,员工在线做,全流程管控,其实员工在招待这个场景下会比较舒心。

  第一个多渠道平台化的管理。第二个企业的福利活动的发布,福利账户的管理,以及在福利账户的消费到后面的报销全部生成。

  OCR在胜意科技的4.0平台里面也是一个标配。员工可以拍照,自动智能地填单,员工填单非常方便了。

  在员工拍照的时候,我们提取结构化的数据智能填单,同时会做查重验证,还支持敏感词、销方黑名单等合规校验,也就是说员工在开票填单的时候就知道合不合规了。

  我们曾经见过一个业务人员在财务部的办公室,当着财务总监的面把报单撕了,他说不报了。因为财务打回去4次,很多不合规,填写还很麻烦。这是实打实的场景。

  这个企业在年度员工满意度问卷的时候,发现员工对差旅费用报销这一块最不满意。我们要让员工在第一时间就知道这票合不合规,有没有问题,避免他跟财务来回扯皮,只有通过系统才能解决。

  另外一点是关于验证,是一个非常标准的功能。我相信大多数企业无法对每一张员工行程单都做验证。其实这通过系统是可以做到的。

  员工提交过程同样也是有创新的。我们见过一个企业的财务,他是一个食品行业的制造商业务员出身。他出差一年是不需要填单的,直接可以预订。

  我就问他:你审什么呢?原来财务无法审核的是出差的合理性。他说业务员离常住地50公里多以内是不允许住宿的,然后业务员出差每个月只能出差15天,否则房子住得不合理;加上员工可能还会拼房,这样一来他工作量很大。

  员工填完单之后,到了财务环节。财务打开系统点开一个报告,看到一个分类型再点开,然后再去看凭证,看是否合规,是否合理。

  其实我们有一个叫财务双屏审判模式,打开报销,可以自动把影像文件自动弹开,双屏:左边是费用,右边是,审核起来更加省时。很多小创新可以给财务带来实质性的便利。

  财务是否一定要人工去审?不是,我们可以智能签收,拿了票据之后,财务可以智能审批。审完之后到了银企直连,自动付款。

  之后是会计自动化,凭证自动生成。在胜意科技的费控云平台里面,它还可以支持不同的公司,不同的法人对接不同的财务系统。

  我们的理念是应归尽归,业务类型有什么单据要归档,我们系统在审核通过之后自动来生成档案。申请档案之后可以根据号等各种维度的查询,方便审计可以快速找到影像文件。

  关于报销模式的探索,有的厂商在推广免报销的模式,胜意科技在2018年就开始做报销的创新的探索。这是个很好的创新点,但为什么我们没有做大量的去推广?因为我们认为零报销是有前提的。

  如果全在平台内预订,员工不用垫资,也不用拿票,以后也不用报销,我们管这叫无忧出行,有企业在成功地运行这种模式。

  所以说通过零报销、快速报销、无感报销来优化报销。现在差旅费用、招待费用等融入了更多的项目场景,进行深度融合。

  我们在智能持续探索,比如说机器人,现在有6大机器人,未来会支持更多的机器人。还有自动派单,大的报表方面都会有相应的功能。

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